El costo oculto de quedarte sin existencias
Quedarte sin un producto no es solo una venta perdida: es la venta perdida de algo que tus clientes ya estaban decididos a comprar. Llegaron a tu tienda, encontraron el producto y estaban listos para hacer clic en Comprar ahora. Cuando el producto aparece como "Agotado", la mayoría no espera. Se van, compran en la competencia y muchas veces no vuelven.
Lo frustrante es que casi todos estos quiebres de inventario se pueden evitar. Conoces la velocidad de tus ventas, conoces los tiempos de entrega de tus proveedores y conoces las cantidades de tu almacén. Lo único que necesitas es un sistema que vigile el inventario en tiempo real y te avise en el momento en que un producto se acerca a la zona de peligro. Eso es exactamente lo que hacen las Notificaciones de inventario bajo de Trinavo.
La función trabaja en silencio en segundo plano. Defines un umbral, global o por producto, y el sistema vigila cada cambio de inventario. En cuanto la cantidad disponible de un producto baja hasta su umbral o por debajo de él, se activa una alerta. Haces el pedido de reposición antes de que el estante se vacíe. Tus clientes nunca ven "Agotado". Las ventas siguen fluyendo.
Configuración en una sola página
La página de Configuración de inventario (Configuración → Inventario) es donde vive el comportamiento del inventario bajo. Cuatro secciones organizan los controles:
Seguimiento de inventario predeterminado
- Hacer seguimiento del inventario por defecto: cuando está activado, cada producto nuevo que creas empieza con el seguimiento de inventario activado. Aun así, puedes desactivarlo por producto para cosas como productos digitales o artículos hechos por encargo, pero así te ahorras tener que cambiar el interruptor en cada SKU.
Notificaciones de inventario bajo
Esta es la sección más importante para esta función:
- Activar las notificaciones de inventario bajo: el interruptor principal. Cuando está apagado, no se activa ninguna alerta, ni siquiera si el inventario llega a cero. Cuando está encendido, el sistema vigila activamente cada producto con seguimiento.
- Umbral de inventario bajo predeterminado: la cantidad igual o inferior a la cual un producto se considera "con inventario bajo". Los productos que estén en este número o por debajo de él activan una notificación.
El umbral predeterminado se aplica a todos los productos que no tienen una configuración propia. La mayoría de las tiendas trabaja con un valor predeterminado de entre 3 y 10 unidades, ajustado según la velocidad media de ventas y el tiempo de reposición.
Configuración por producto
El umbral de inventario bajo predeterminado es una regla general. Para productos con características especiales (los más vendidos de alta rotación, los de venta lenta, los de temporada o los de cadenas de suministro frágiles), puedes personalizar el umbral en el propio producto. El formulario de edición del producto incluye un campo Cantidad mínima que funciona como nivel de activación para ese SKU en concreto.
Patrones habituales de personalización:
- Productos de alta rotación: define un umbral más alto (por ejemplo, 20 unidades) porque agotarás las reservas pequeñas muy rápido
- Productos con tiempos de reposición largos: define un umbral más alto para tener en cuenta las semanas que tarda el reabastecimiento
- Artículos de venta lenta: define el umbral en 1 o 2, porque no necesitas reponer hasta que estés realmente cerca de cero
- Productos frágiles o de un único proveedor: define un umbral generoso para tener margen si el proveedor tiene problemas
Visualización de productos agotados
Un conjunto de controles relacionado pero distinto, que determina lo que ven los clientes cuando un producto llega a cero:
- Comportamiento de los productos agotados: "Ocultar por completo" (el valor predeterminado) elimina el producto de los listados, o puedes cambiar a "Mostrar con etiqueta", que lo mantiene visible pero lo marca como agotado
- Comportamiento de las variantes agotadas: la misma elección, pero para las variantes de producto
Estas decisiones dan forma a la experiencia de tus clientes. Ocultar los productos agotados mantiene tu tienda con aspecto renovado y evita la frustración de los clientes. Mostrarlos con etiqueta sirve para generar expectativa ("¡volverá!"), pero puede causar frustración si ocurre con frecuencia.
Costo del producto
- Exigir el campo de costo: cuando está activado, el precio de costo pasa a ser obligatorio al crear y editar cualquier producto. No está directamente relacionado con las notificaciones de inventario bajo, pero está en la misma página porque el seguimiento de costos es un concepto de inventario. Permite informes de margen precisos y análisis para prevenir pérdidas.
El panel de gestión de inventario
La configuración controla el comportamiento. La página de Gestión de inventario es donde ves el estado de tu inventario en tiempo real.
En la parte superior, una fila desplazable de tarjetas de estado resume la salud de tu catálogo:
- Productos: número total de productos de tu catálogo
- Variantes: número total de variantes (a menudo mucho mayor que el de productos si vendes en varias tallas, colores, etc.)
- Agotados (productos): productos con cantidad cero
- Agotados (variantes): variantes con cantidad cero
- Inventario bajo (productos): productos en el umbral o por debajo de él
- Inventario bajo (variantes): variantes en el umbral o por debajo de él
Estos seis números son tu tablero de salud del inventario. Échales un vistazo por la mañana. Si la cifra de productos agotados sube de repente, investiga. Si la de productos con inventario bajo se mantiene estable de una semana a otra, tu ritmo de reposición está funcionando.
Debajo de las tarjetas: cada producto con seguimiento
La lista muestra cada producto con seguimiento con:
- Imagen: la foto del producto para identificarlo de un vistazo
- Producto: el nombre
- SKU: tu código interno de producto
- Categoría: cómo lo has categorizado
- Cantidad: cantidad total en el almacén (retenida + disponible)
- Retenida: cantidad reservada actualmente para pedidos en curso
- Disponible: cantidad realmente disponible para nuevas ventas (Cantidad − Retenida)
- Estado: una etiqueta de estado fácil de entender: En inventario, Inventario bajo, Agotado
La columna Disponible es la que importa para decidir sobre el inventario bajo. Un producto con 100 unidades en total pero 90 retenidas en pedidos pendientes tiene solo 10 disponibles para nuevos compradores, y si tu umbral es 5, estás cerca de tener un problema aunque la cantidad bruta parezca saludable.
Filtrar lo que importa
La página admite filtros potentes para ir directo a la acción:
- Filtra por Estado: Inventario bajo para obtener la lista exacta de productos que necesitan reposición ahora mismo
- Filtra por Estado: Agotado para identificar las prioridades de recuperación (reponer con urgencia, o retirar de los listados si se descontinúa de forma definitiva)
- Filtra por Categoría para centrarte en una parte concreta de tu catálogo durante una sesión de planificación
- Busca por SKU o nombre cuando necesites encontrar un producto específico rápidamente
Para la mayoría de las tiendas, "muéstrame todo lo que tiene inventario bajo ahora mismo" se convierte en un ritual semanal o dos veces por semana. Cinco minutos de revisión, un pedido de reposición en lote y problema resuelto.
Cómo se activan realmente las notificaciones
Las notificaciones de inventario bajo se basan en eventos. Cada vez que se hace un pedido, llega una devolución, se realiza un ajuste manual o se produce cualquier otro cambio de inventario, el sistema vuelve a comprobar la cantidad disponible del producto afectado frente a su umbral. Si el producto pasa de estar por encima del umbral a estar en él o por debajo, se activa una notificación.
¿Quién recibe la notificación?
- Los administradores y el personal con el permiso "Notificaciones de inventario bajo"
- Los usuarios suscritos configurados en tu configuración de notificaciones
Las notificaciones llegan al centro de notificaciones de la aplicación (el icono de campana de la barra superior) y, si está configurado, por correo electrónico y/o WhatsApp. La notificación dentro de la aplicación es el canal de mayor señal: cuando ves que se enciende la campana, normalmente se trata de un problema real con un cliente o de un aviso de inventario.
Evitar notificaciones repetidas
Un producto que ronda justo su umbral crearía una tormenta de notificaciones si no hubiera protección. El sistema solo activa una notificación cuando el producto cruza el umbral hacia abajo: una vez marcado, los movimientos de inventario adicionales que lo mantengan por debajo del umbral no la vuelven a activar. Cuando el producto vuelve a superar el umbral (después de una reposición), la marca se reinicia, de modo que la próxima vez que caiga en la zona de peligro recibirás una notificación nueva.
Notificaciones de producto agotado
Existe una clase de notificación distinta y más urgente para los productos que llegan a cero. Estas siempre son contundentes: tu equipo debe enterarse de inmediato cuando algo deja de estar realmente disponible, porque cuando algo se agota es cuando el dinero deja de entrar.
Uso diario
Los hábitos que sacan más valor a la función:
Revisión matutina del panel. Lo primero al abrir el panel de administración, revisa las tarjetas de Gestión de inventario. Un repaso de 60 segundos te dice si hay algo urgente.
Planificación semanal de reposición. Filtra la lista por Inventario bajo, imprímela (o expórtala) y llévala a tu sesión de planificación de pedidos. La lista activada por umbral es una señal de reposición mucho mejor que los informes de ventas: tiene en cuenta los niveles de inventario actuales, no solo la velocidad de ventas.
Ajuste del umbral por producto. Cada trimestre, revisa los productos que activan notificaciones con frecuencia. Si un producto siempre está en Inventario bajo, o subes el umbral (estás pidiendo poco) o lo bajas (estás recibiendo falsas alarmas por un producto de venta lenta).
Análisis por categoría. Filtra por categoría para ver si una línea de productos concreta tiene el inventario bajo de forma crónica. Si tu categoría "audífonos inalámbricos" tiene un 40 % de productos con inventario bajo, se trata de un problema con el proveedor o de un aumento de la demanda; en cualquier caso, vale la pena investigarlo.
Ajuste estacional. Antes de las temporadas altas (fiestas, regreso a clases, etc.), sube temporalmente los umbrales en las categorías afectadas. Esto crea un margen de seguridad mayor durante la ventana de alta rotación. Bájalos de nuevo cuando termine la temporada.
Revisión de productos agotados. Filtra por Agotado cada semana. Para cada producto, decide: reponer con urgencia, marcarlo como descontinuado de forma definitiva y ocultarlo, o sustituirlo por una versión más nueva. Dejar que la lista de agotados crezca sin control hace que tu catálogo parezca descuidado.
Integración con la experiencia del cliente
La vigilancia del inventario bajo en el lado del administrador tiene un equivalente en el lado del cliente, y ambos funcionan en conjunto:
Urgencia con "Quedan solo X". Cuando un producto baja de un umbral visible para el cliente (configurable por separado), las páginas de producto pueden mostrar "¡Quedan solo 3 en inventario!", un impulsor de conversión comprobado y sin falsa escasez.
Avisar cuando vuelva a haber inventario. En los productos agotados, los clientes pueden registrarse para recibir un aviso cuando el inventario regrese. Cuando llega tu reposición, estos clientes reciben automáticamente un correo electrónico: una lista de contactos calientes de compradores que ya estaban interesados.
Ocultación automática. Los productos que llegan a cero pueden ocultarse de los listados (según la configuración de comportamiento de los productos agotados). Esto mantiene tu tienda con buen aspecto aunque tengas algunos productos agotados, y evita la frustración de los clientes que entran en una página sin salida de "Lo sentimos, agotado".
En resumen
Quedarte sin existencias es un fallo que se puede prevenir. Tienes los datos (velocidad de ventas, niveles de inventario, ritmo de reposición) y las Notificaciones de inventario bajo de Trinavo los convierten en acción en tiempo real. Define un umbral, suscríbete a las alertas y un proceso en segundo plano vigilará todo tu catálogo las 24 horas del día, sin hacer ruido.
La alternativa (revisar hojas de cálculo de inventario cada semana, adivinar qué productos están de moda y reaccionar a las quejas de los clientes cuando ya es tarde) es la forma en que las tiendas pequeñas se quedan pequeñas. La verdadera disciplina operativa consiste en recibir la alerta antes de que el problema llegue al cliente. Esa disciplina, en Trinavo, está a una sola página de configuración y un umbral razonable de distancia.