De la compra a la entrega 🚀
El momento en que un cliente hace clic en "realizar pedido" marca el comienzo de un recorrido crítico. Cómo gestionas ese pedido, desde la confirmación hasta la preparación y la entrega, define la experiencia de tu cliente y determina si volverá. El sistema de procesamiento de pedidos de Trinavo transforma este flujo complejo en una operación fluida y eficiente que mantiene contentos a tus clientes y hace que tu negocio funcione sin contratiempos.
Toda tienda online, sin importar su tamaño, necesita un sistema fiable para gestionar los pedidos. Las hojas de cálculo manuales y las notas sueltas no escalan. Trinavo te ofrece un centro de gestión de pedidos centralizado donde puedes ver, seguir, actualizar y cumplir cada pedido con confianza. Tanto si procesas diez pedidos al día como mil, las mismas herramientas potentes mantienen tus operaciones organizadas.
Gestión completa del ciclo de vida del pedido
Los pedidos no existen en un único estado: evolucionan a través de varias etapas desde que se realizan hasta que se completan. Entender y gestionar este ciclo de vida es esencial para la eficiencia operativa y la satisfacción de tus clientes.
Flujo de estados del pedido
Trinavo ofrece un sistema flexible de estados de pedido que sigue los pedidos durante todo su recorrido:
Borrador: pedidos en curso, posiblemente carritos abandonados o pagos incompletos. Representan ventas potenciales que todavía no se han completado.
Nuevo: pedidos recién recibidos que esperan ser procesados. Es tu cola de acción: pedidos que necesitan atención y confirmación.
Aceptado: pedidos que has confirmado y que has empezado a preparar. Este estado le indica al cliente que su pedido se está gestionando.
En reparto: pedidos que han salido de tus manos y van de camino a tus clientes. El emocionante tramo final antes de la entrega.
Entregado: pedidos completados con éxito. Representan clientes satisfechos e ingresos obtenidos.
Cancelado: pedidos que no siguieron adelante, ya sea por petición del cliente o por problemas de inventario.
Entrega fallida: pedidos cuya entrega no tuvo éxito: cliente no disponible, dirección equivocada u otras complicaciones de la entrega.
Configuración de estados personalizados
Cada negocio tiene necesidades de flujo de trabajo únicas. Trinavo te permite personalizar los estados de los pedidos con:
- Nombres multilingües: los nombres de los estados se muestran en el idioma preferido de tus clientes
- Mensajes de notificación: mensajes personalizados que se envían cuando cambia el estado
- Interruptor de notificación al cliente: elige qué cambios de estado activan notificaciones para los clientes
Crea estados como "Preparando", "Control de calidad", "En camino" o cualquier etapa del flujo de trabajo que se ajuste a tus operaciones.
Los detalles del pedido al alcance de tu mano
Cuando entra un pedido, necesitas tener a mano toda la información relevante. La interfaz de gestión de pedidos de Trinavo ofrece una vista completa de cada pedido.
Información del cliente
Cada pedido recoge los datos esenciales del cliente:
- Nombre y datos de contacto del cliente
- Dirección de correo electrónico para las comunicaciones del pedido
- Número de móvil para coordinar la entrega
- Dirección de entrega completa con campos estructurados
- Coordenadas geográficas para los servicios basados en la ubicación
- Selección de ciudad y ubicación para el enrutamiento de la entrega
Desglose del pedido
Entiende exactamente qué se pidió y cuál es el desglose económico:
- Artículos pedidos: cada producto con su cantidad, las variantes seleccionadas y el precio
- Total de productos: el valor combinado de todos los artículos
- Impuestos: calculados automáticamente según tu configuración de impuestos
- Costo de entrega: gastos de envío según el método de entrega y la ubicación
- Descuentos: cualquier código de cupón o descuento promocional aplicado
- Descuentos de fidelidad: ahorros por los niveles de fidelidad del cliente
- Cargos adicionales: cualquier cargo extra específico del pedido
- Total final: el importe completo que paga el cliente
Información de pago
Sigue el estado financiero de cada pedido:
- Método de pago seleccionado (tarjeta, billetera, pago contra entrega, etc.)
- Estado del pago (pagado o pendiente)
- Códigos de cupón asociados y sus valores de descuento
- Seguimiento de costos para analizar el margen de beneficio
Notificaciones automáticas a los clientes 📧
La comunicación genera confianza. Los clientes quieren saber el estado de su pedido sin tener que consultarlo una y otra vez. El sistema de notificaciones automáticas de Trinavo mantiene informados a tus clientes en cada etapa.
Notificaciones por cambio de estado
Configura notificaciones automáticas cada vez que un pedido pasa a un nuevo estado. Cuando marcas un pedido como "Enviado", el cliente recibe de inmediato una notificación con tu mensaje personalizado. Las opciones incluyen:
- Notificaciones por correo electrónico con información detallada del pedido
- Alertas por SMS para las actualizaciones urgentes
- Plantillas de mensaje personalizables para cada estado
Personalización de las notificaciones
Cada estado de pedido puede tener su propio mensaje de notificación, traducido a varios idiomas. Personaliza las comunicaciones con detalles como:
- Número y resumen del pedido
- Estado actual y qué significa
- Próximos pasos previstos
- Datos de contacto para resolver dudas
Notificaciones selectivas
No todos los cambios de estado necesitan una notificación al cliente. Los estados internos como "Control de calidad" o "Preparando" pueden ser etapas operativas que tus clientes no necesitan conocer. El interruptor de notificación de cada estado te da el control sobre lo que ven tus clientes.
Gestión de entregas 🚚
Hacer llegar los productos a los clientes de forma fiable es el paso final y crucial del cumplimiento de un pedido. Trinavo ofrece herramientas completas de gestión de entregas.
Varios métodos de entrega
Configura distintas opciones de entrega para tu tienda:
- Entrega estándar con distintos plazos
- Opciones de entrega exprés o el mismo día
- Recogida en la tienda para clientes locales
- Métodos de entrega personalizados para tus necesidades específicas
Cada método puede tener sus propios precios, reglas de disponibilidad y configuración operativa.
Gestión de direcciones
Recoge la información de entrega completa con campos de dirección estructurados:
- Nombre de la calle y número del edificio
- Número de piso para edificios de varias plantas
- Coordenadas geográficas para una ubicación precisa
- Selección de ciudad y ubicación entre las zonas que hayas configurado
Cálculo del costo de entrega
Las opciones flexibles de precio de entrega incluyen:
- Tarifas fijas por método de entrega
- Precios según la ubicación, por ciudad o zona
- Cálculos según el peso para artículos pesados
- Cálculo automático o ajuste manual en cada pedido
Seguimiento de la entrega
Mantén el control de los pedidos en tránsito:
- Marca los pedidos como "En reparto" cuando salgan
- Sigue los intentos de entrega y sus resultados
- Registra las entregas fallidas con sus motivos
- Confirma las entregas realizadas con éxito
Panel de control y gestión de pedidos 📊
Tu panel de control de gestión de pedidos es el centro de mando de todas las operaciones de cumplimiento.
Resumen de pedidos
De un vistazo, consulta:
- Los pedidos nuevos de hoy que requieren atención
- Los pedidos que se están procesando en este momento
- Los envíos en tránsito
- Las entregas recientes y sus resultados
- Resúmenes de ingresos y tendencias
Búsqueda y filtros
Encuentra cualquier pedido al instante con potentes opciones de búsqueda y filtrado:
- Busca por ID de pedido, nombre del cliente o correo electrónico
- Filtra por estado del pedido (nuevo, en proceso, entregado, etc.)
- Filtra por rango de fechas (hoy, esta semana, fechas personalizadas)
- Filtra por estado del pago (pagado, pendiente)
- Filtra por método de pago
- Filtra por método de entrega
Operaciones en lote
Gestiona varios pedidos de forma eficiente:
- Actualiza el estado de varios pedidos a la vez
- Genera informes de los pedidos seleccionados
- Exporta los datos de los pedidos para contabilidad o análisis
Acciones rápidas
Procesa los pedidos más rápido con flujos de trabajo optimizados:
- Actualizaciones de estado con un solo clic
- Acceso rápido a los datos de contacto del cliente
- Enlaces directos a los artículos y productos del pedido
- Notas y comentarios internos en cada pedido
Artículos y variantes del pedido
Los pedidos suelen contener varios artículos con distintas configuraciones. Trinavo sigue cada detalle.
Detalles a nivel de artículo
Cada artículo del pedido recoge:
- La referencia del producto con el precio actual y el histórico
- La variante seleccionada (talla, color, configuración)
- La cantidad pedida
- El total de cada artículo
- El precio de costo para el seguimiento del beneficio
Valores de campos personalizados
Si tus productos usan campos personalizados (medidas, personalización, peticiones especiales), estos valores se recogen y se guardan con cada artículo del pedido, de modo que tu equipo de preparación tenga toda la información necesaria.
Entrega de productos digitales
En los pedidos que contienen productos digitales, el sistema gestiona:
- Los permisos de acceso a los archivos después de la compra
- Los enlaces de descarga para los clientes
- El seguimiento de la entrega de los artículos virtuales
Compatibilidad con varios vendedores
¿Gestionas un marketplace con varios vendedores? La gestión de pedidos se adapta a las operaciones con varios vendedores.
Asignación de vendedores
Los pedidos se pueden asociar a vendedores concretos, lo que permite:
- Vistas y gestión de pedidos específicas para cada vendedor
- Cumplimiento dividido en los pedidos con varios vendedores
- Seguimiento del rendimiento de los vendedores
- Cálculo de la comisión por pedido
Seguimiento del vendedor a nivel de artículo
En los escenarios de marketplace donde un mismo pedido puede contener artículos de distintos vendedores, Trinavo registra la información del vendedor a nivel de artículo, lo que permite un enrutamiento y un cumplimiento adecuados.
Compatibilidad con compra como invitado
No todos los clientes quieren crear una cuenta. Trinavo admite el pago como invitado sin dejar de recoger toda la información necesaria del pedido:
- Procesamiento completo del pedido sin registro de usuario
- Datos de contacto del cliente para coordinar la entrega
- Correo electrónico para las actualizaciones del pedido y los recibos
- Creación opcional de una cuenta después de la compra
Seguimiento financiero
Más allá del cumplimiento, los pedidos representan transacciones financieras. Trinavo ofrece herramientas para la gestión financiera:
Márgenes de beneficio
Con los precios de costo registrados junto a los precios de venta, calcula los márgenes de beneficio de cada pedido y de todo tu negocio.
Gestión de impuestos
Cálculo automático de impuestos según las tarifas que hayas configurado, con los importes de impuestos claramente visibles en los pedidos y los recibos.
Seguimiento de cupones y descuentos
Mira qué cupones se aplicaron, sus valores de descuento y su impacto en los totales de los pedidos.
Integración con el programa de fidelidad
Sigue los descuentos de fidelidad aplicados a los pedidos y su efecto en el valor de vida del cliente.
Empieza a optimizar tus operaciones
Procesar pedidos no tiene por qué ser estresante. Con el sistema integral de gestión de pedidos de Trinavo, tienes todo lo necesario para recibir, procesar y cumplir pedidos de forma eficiente.
Desde el momento en que llega un pedido hasta la satisfacción de una entrega exitosa, cada paso se rastrea, se puede gestionar y está optimizado para tu flujo de trabajo. Las notificaciones automáticas mantienen contentos a tus clientes sin esfuerzo extra por tu parte. Las configuraciones flexibles de estados se adaptan a las necesidades específicas de tu negocio.
Concéntrate en hacer crecer tu negocio mientras Trinavo se encarga de la complejidad operativa de la gestión de pedidos.